Uporządkowanie bazy wiedzy dla firmy logistycznej

Wyzwanie

Firma operowała na rozproszonych plikach w folderach, które nikt nie aktualizował od 2021 roku. Pracownicy magazynowi mieli dostęp do trzech różnych wersji tej samej procedury, co skutkowało błędami przy załadunku w 14% przypadków miesięcznie.

Chaos informacyjny generował też niepotrzebne pytania do kierowników zmiany. Zespół 12 dyspozytorów był przeciążony odpowiadaniem na te same kwestie, zamiast zajmować się koordynacją dostaw.

Podejście

Nasz zespół przeprowadził audyt plików przez 4 dni, usuwając 87 nieaktualnych dokumentów. Wybraliśmy 35 kluczowych procesów, które wymagały ustandaryzowania i przeniesienia do systemu Owlore.

Następnie przeszkoliliśmy liderów zespołów, aby samodzielnie edytowali bazę w razie zmian przepisów transportowych. Konkretny plan działania zakładał, że każda informacja musi być osiągalna w maksymalnie 3 kliknięcia.

Rozwiązanie

Wdrożyliśmy bazę wiedzy, która działa w oparciu o jasny podział uprawnień. Każdy z 47 pracowników otrzymał konto z dostępem tylko do tych instrukcji, które są niezbędne na jego stanowisku.

Dodaliśmy też moduł szybkiego podglądu, który pozwala sprawdzić zasady BHP bez pobierania ciężkich plików PDF. Teraz aktualizacja treści zajmuje nam 15 minut, a nie całe popołudnie.

Rezultaty

Po 3 miesiącach od wdrożenia, zespół przestał zgłaszać problemy z odnalezieniem instrukcji, a nowi pracownicy wdrażają się w procesy szybciej niż dotychczas.

Harmonogram

1. Marzec 2024
   Audyt bazy dokumentów w biurze i magazynie
2. Kwiecień 2024
   Przygotowanie struktury w Owlore i migracja danych
3. Maj 2024
   Szkolenia dla 12 liderów zespołów
4. Czerwiec 2024
   Pełne uruchomienie systemu i wsparcie powdrożeniowe