5 narzędzi do budowy bazy wiedzy, które naprawdę działają
Większość firm w Poznaniu, z którymi pracujemy, ma ten sam problem. Informacje giną w gąszczu maili, czatów i luźnych plików, przez co zespół traci czas na szukanie prostych procedur. Przetestowaliśmy 5 narzędzi, które faktycznie pozwalają uporządkować wiedzę bez angażowania działu IT.
Czego szukamy w narzędziu do wiedzy?
Zasady są jasne: jeśli pracownik potrzebuje więcej niż 3 sekundy na znalezienie instrukcji obsługi ekspresu czy procesu urlopowego, narzędzie jest do wymiany. W Owlore nie bawimy się w skomplikowane systemy, które wymagają wdrożenia przez pół roku. Skupiamy się na rozwiązaniach, które pozwalają wrzucić dokument, nadać mu tag i zapomnieć o problemie do momentu, gdy ktoś inny będzie musiał z niego skorzystać.
Podczas naszych testów w 2023 roku sprawdziliśmy 14 różnych platform. Odrzuciliśmy te, które mają zbyt wiele funkcji 'na pokaz'. Mierzymy postępy w praktyce – jeśli interfejs jest przeładowany przyciskami, zespół po prostu przestanie tam zaglądać. Szukamy prostoty, która wspiera codzienne operacje, a nie tworzy dodatkowe miejsce do zarządzania.
Jeśli pracownik potrzebuje więcej niż 3 sekundy na znalezienie instrukcji, narzędzie jest do wymiany.
Notion – elastyczność ponad wszystko
Notion to klasyk, ale trzeba z nim uważać, bo łatwo stworzyć tam chaos. My stosujemy go głównie dla mniejszych zespołów, które potrzebują łączyć bazy wiedzy z listami zadań. W jednym z projektów dla agencji z Grunwaldu udało nam się skrócić czas onboardingu nowego pracownika o 27% właśnie dzięki dobrze poukładanej strukturze stron w Notion.
Kluczem jest szablon. Nie pozwalajcie ludziom tworzyć stron wedle własnego uznania. Stwórzcie 3 główne szablony: procedura, baza klientów, ogłoszenia wewnętrzne. Wtedy wyszukiwarka działa przewidywalnie i każdy wie, gdzie szukać odpowiedzi na proste pytania.
Obsidian – dla fanów szybkości
Obsidian działa lokalnie, więc jest błyskawiczny. To świetne rozwiązanie dla osób, które potrzebują mieć wiedzę pod ręką bez czekania na załadowanie się strony w przeglądarce. W Owlore sami korzystamy z niego do przechowywania notatek z szybkich spotkań technicznych, bo linkowanie stron typu 'wiki' zajmuje ułamek sekundy.
To nie jest narzędzie do współpracy w czasie rzeczywistym, ale jeśli potrzebujesz stworzyć osobistą lub firmową bazę 'jak to naprawić', Obsidian bije konkurencję na głowę. Wymaga jednak odrobiny dyscypliny w nazywaniu plików, inaczej po 4 miesiącach przestaniesz cokolwiek znajdować.
Obsidian bije konkurencję na głowę, jeśli potrzebujesz błyskawicznego dostępu do technicznych notatek.
Slite – gdy liczy się czysty tekst
Slite jest stworzone wyłącznie do pisania i czytania dokumentacji. Nie ma tam zbędnych wodotrysków. Dla firm, które mają już dość Notion i chcą po prostu czytelnej bazy wiedzy, to strzał w dziesiątkę. Interfejs jest tak zaprojektowany, że użytkownik nie ma szans się pogubić.
Ostatnio wdrożyliśmy Slite w firmie z branży logistycznej, gdzie pracownicy na magazynie muszą mieć dostęp do aktualnych cenników i instrukcji BHP. Po 2 miesiącach odsetek pytań typu 'jak to zrobić' spadł o 34%. To konkretny wynik, który mówi sam za siebie.
Dlaczego nie warto szukać kombajnów?
Wiele firm wpada w pułapkę zakupu drogich systemów zarządzania wiedzą, które mają dziesiątki funkcji. Koniec końców, po 6 miesiącach okazuje się, że 89.6% zespołu korzysta tylko z wyszukiwarki. Działamy bez zbędnych wypełniaczy i zawsze sugerujemy, żeby zacząć od narzędzia, które zespół zrozumie w 15 minut.
Jeśli wybierzesz zbyt skomplikowane oprogramowanie, będziesz musiał zatrudnić osobę, która zajmie się jego obsługą. To niepotrzebny koszt. Wybierz rozwiązanie, które ma dobrą wyszukiwarkę i proste formatowanie tekstu. Reszta to kwestia waszych wewnętrznych nawyków, a nie możliwości programu.
